Einen Termin vereinbaren

Jetzt: Du hast den Hörer in der Hand – ein Satz reicht

KurzregelSag am Telefon nur einen einzigen Satz – Guten Tag, mein Name ist … Ich hätte gern einen Termin. – und den Rest fragt die andere Person. Deine Aufgabe ist nicht, Sätze zu bauen, sondern kurz auf Fragen zu antworten.

Der häufigste Grund fürs Hängen beim Deutschsprechen: Man will das ganze Gespräch vorher planen. Bei einem Termin-Anruf ist das nicht nötig. Die Person am Telefon führt dieses Gespräch dreißigmal am Tag und bestimmt die Reihenfolge. Du brauchst nur einen Einstiegssatz und vier kurze Antworten.

• Ich hätte gern einen Termin. Einstieg – passt beim Arzt, bei der Bank, beim Friseur, überall
• Haben Sie diese Woche noch etwas frei? Nach freien Terminen fragen
• Das passt mir leider nicht. So lehnst du einen Vorschlag höflich ab
• Ich muss meinen Termin leider absagen. Der Satz für die Absage

Höflich fragen: hätte, könnte, wäre

Wenn du höflich sein willst, sagst du nicht „Ich will“ oder „Ich habe“. Du nimmst eine weichere Form des Verbs. Diese Form sieht aus wie die Vergangenheit, meint aber keine Vergangenheit. Sie macht den Satz nur freundlicher.

Das gilt für drei Verben, die du ständig brauchst: habe → hätte, kann → könnte, ist → wäre. Die Grammatik dahinter heißt Konjunktiv II. Den Namen musst du jetzt nicht lernen, drei Wörter reichen.

Vergiss gern nicht. Ich hätte einen Termin klingt seltsam, Ich hätte gern einen Termin passt genau. Auch Ich möchte gern … ist richtig und sehr häufig.

Der echte Ablauf am Telefon

Die Reihenfolge unten ändert sich fast nie. Sobald du die linke Spalte erkennst, ist die Panik vorbei – denn du weißt schon vorher, welche Frage kommt.

Zwei weitere Sätze helfen dir sehr. Wenn die andere Person schnell spricht: Entschuldigung, könnten Sie das bitte langsamer wiederholen? Wenn sie deinen Namen nicht versteht: Ich buchstabiere: Y – I – L – D – I – Z. In Deutschland nennt man zu jedem Buchstaben ein Wort (Y wie Ypsilon). Das kannst du auch.

Nicht jedes Sonderzeichen gibt es im System. José wird als Jose gespeichert, Zoë als Zoe. Wisse vor dem Termin, wie dein Name im System steht – dann verpasst du deinen Aufruf im Wartezimmer nicht.

Datum und Uhrzeit: der Zahlenteil des Satzes

Fehler passieren am Telefon nicht bei der Grammatik, sondern bei den Zahlen. Im Datum benutzt man Ordnungszahlen, und nach am bekommen sie die Endung -en.

Was im Online-Formular steht

Termine bei Ämtern (Bürgeramt, Ausländerbehörde) und immer mehr Arztpraxen laufen online. Die Sprache im Formular ist anders als beim Sprechen – kürzer, formeller, kälter. Diese Wörter solltest du erkennen:

Manche Systeme verlangen, dass du den Link in der E-Mail innerhalb einer bestimmten Zeit anklickst. Sonst verfällt der Termin. Kommt keine E-Mail, schau zuerst im Spam-Ordner nach.

Verschieben, absagen, nicht kommen können

Diese drei Verben werden oft verwechselt, und das macht in Deutschland viel Ärger. Klär den Unterschied einmal:

Brauchst du eine schriftliche Absage (Amt, Anwalt, manche Praxen), gibt es eine feste Vorlage. Ändere Datum und Uhrzeit, der Rest bleibt gleich:

Betreff: Absage meines Termins am 5. Mai
Sehr geehrte Damen und Herren,
leider kann ich meinen Termin am Dienstag, dem 5. Mai, um 10:00 Uhr nicht wahrnehmen.
Ich möchte den Termin daher absagen und würde gern einen neuen Termin vereinbaren.
Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
Ayşe Yıldız

• Sehr geehrte Damen und Herren – wenn du den Namen der Person nicht kennst.
• Mit freundlichen Grüßen – formeller Schluss, ohne Komma.
• Betreff = die Zeile für das Thema; schreib das Datum hinein, damit man deine Akte findet.

Was dir niemand sagt: Was passiert, wenn du ohne Termin kommst?

Das Lehrbuch hört hier auf. In Deutschland ist aber die wichtige Frage: Du hast keinen Termin bekommen – was passiert, wenn du trotzdem hingehst? Die Antwort hängt vom Ort ab, und das richtige Wort öffnet dir die Tür.

Das Zweite, was niemand sagt: dringend und Notfall sind nicht dasselbe.

• dringend = eilig. Es ist dringend. darfst du sagen, aber wenn du es jedes Mal sagst, nimmt dich niemand ernst.
• Notfall = ein echter Notfall. Wenn es keiner ist, benutze das Wort nicht – falsch benutzt schließt es die Tür und zerstört das Vertrauen.
• Statt „dringend“ nenne das Symptom: Ich habe seit gestern starke Schmerzen. Ein konkretes Symptom öffnet viel schneller einen Termin als ein Adjektiv.
• Die Notaufnahme im Krankenhaus heißt Notaufnahme; abends und am Wochenende ruft man für die Vermittlung eines Arztes die 116 117 an; bei Lebensgefahr die 112.

Das Dritte ist der Behördenton. In offiziellen Briefen und auf Schildern stehen keine Alltagswörter. Kenne diese Entsprechungen, dann verstehst du den Satz sofort:

Was du diese Woche tust

Dieses Thema lernst du nicht durch Auswendiglernen, sondern indem du einmal wirklich anrufst. Fünf Schritte:

• Schreib vor dem Anruf drei Dinge auf einen Zettel: dein Name · der Grund · Ich hätte gern einen Termin. Lies vom Zettel ab, niemand sieht es.
• Sag fünf Uhrzeiten laut: halb zehn · Viertel nach acht · Viertel vor sechs · um 14 Uhr · halb elf – schreib die Zahl neben jede Uhrzeit.
• Lerne einen Satz für die Bestätigung: Also am Dienstag, dem 12., um neun Uhr dreißig — richtig?
• Schreib die Vorlage für die Absage mit deinem Namen und speichere sie als Entwurf. Am Tag, an dem du sie brauchst, änderst du nur das Datum.
• Sag beim nächsten Anruf unbedingt diese zwei Sätze: Setzen Sie mich bitte auf die Warteliste. · Ich kann auch kurzfristig kommen.

Als Nächstes kommt Konjunktiv II: Auf dieser Seite hast du drei Wörter davon benutzt (hätte · könnte · wäre), dort lernst du den Rest.